Jak prowadzić księgowość w stowarzyszeniu lub fundacji?
Prowadzenie fundacji lub stowarzyszenia to odpowiedzialne przedsięwzięcie. Jest zarazem powiązanie z licznymi obowiązkami o charakterze formalnym. Mowa tu między innymi o konieczności dokonywania stosownych rozliczeń. Nie obędzie się więc bez prowadzenia księgowości. Poniżej dowiesz się, jak wygląda to w praktyce.
Księgowość w organizacjach pozarządowych a przepisy prawa
Organizacje pozarządowe powinny prowadzić księgi rachunkowe na tych samych zasadach, co inne podmioty. Od tej zasady istnieje jednak pewnie wyjątek, który znacząco ułatwia księgowość. Zgodnie z art. 2 ust. 5 ustawy o rachunkowości, fundacje i stowarzyszenia mogą prowadzić tzw. uproszczoną ewidencję przychodów i kosztów. Wówczas stosuje się przepisy ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Jako biuro księgowe ze Śródmieścia we Wrocławiu, podpowiadamy, że na tych podmiotach ciążą także inne obowiązki powiązane z ewidencją. Chodzi tu m.in. o konieczność przygotowania polityki rachunkowości organizacji. W dokumencie należy wyszczególnić, jakimi zasadami kieruje się jednostka, tzn. metodykę rozliczania czy wyceny aktywów.
Należy mieć na uwadze, że w stowarzyszeniach i fundacjach kluczową rolę odgrywa ich statut. W jego treści nie może zabraknąć zaś pewnych postanowień odnoszących się do finansów podmiotu. Organizacja ma obowiązek określić w dokumencie, w jaki sposób pozyskuje przychody.
Kto może prowadzić księgowość organizacji lub stowarzyszenia?
Trzeba podkreślić, że niezależnie od formy księgowości, jej prowadzenie w organizacjach pozarządowych jest obowiązkowe. Od tej zasady nie ma niestety żadnych wyjątków. Podmiotem odpowiedzialnym za rachunkowość w takiej jednostce może być profesjonalne biuro księgowe, pracownik zatrudniony na etacie lub wolontariusz.
Jakie przychody musi ewidencjonować fundacja lub stowarzyszenie?
Organizacje pozarządowe mogą pozyskiwać środki finansowe z różnych źródeł, dlatego ważne jest ich prawidłowe ujmowanie w dokumentacji księgowej. Ewidencja powinna obejmować wszystkie wpływy, niezależnie od tego, czy pochodzą z działalności statutowej, darowizn czy dotacji. Dzięki temu możliwe jest prawidłowe rozliczenie finansów oraz przygotowanie wymaganych sprawozdań. W praktyce najczęściej wykazywane są:
- darowizny od osób prywatnych i firm,
- dotacje publiczne oraz granty,
- składki członkowskie w przypadku stowarzyszeń,
- przychody z działalności statutowej odpłatnej,
- wpływy z działalności gospodarczej, jeśli organizacja ją prowadzi.
Jak kontrolować wydatki w fundacji lub stowarzyszeniu?
Równie istotne jak ewidencjonowanie przychodów jest prawidłowe dokumentowanie wydatków ponoszonych przez organizację. Każdy koszt powinien być powiązany z działalnością statutową lub administracyjną jednostki oraz potwierdzony odpowiednim dokumentem księgowym. W praktyce oznacza to konieczność gromadzenia faktur, rachunków i umów dotyczących realizowanych projektów czy bieżącego funkcjonowania organizacji. Przejrzysta ewidencja kosztów pozwala zachować kontrolę nad finansami i ułatwia przygotowanie sprawozdań finansowych.
Jakie sprawozdania finansowe przygotowują organizacje pozarządowe?
Fundacje i stowarzyszenia są zobowiązane do sporządzania sprawozdań finansowych podsumowujących ich działalność w danym roku. Dokumenty te obejmują przede wszystkim zestawienie przychodów i kosztów, informacje o posiadanym majątku oraz wynik finansowy organizacji. Sprawozdanie finansowe powinno zostać sporządzone zgodnie z przyjętymi zasadami rachunkowości oraz zatwierdzone przez właściwy organ wskazany w statucie. W wielu przypadkach konieczne jest także przekazanie sprawozdania do odpowiednich instytucji lub jego publikacja w rejestrze publicznym.