Jak długo przechowywać dokumentację podatkową?

Przechowywanie dokumentacji podatkowej to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Aby uniknąć problemów z urzędem skarbowym, warto znać kluczowe zasady i terminy dotyczące tego procesu.

Terminy przechowywania dokumentacji podatkowej

Termin przechowywania dokumentacji podatkowej jest ściśle określony przez przepisy prawa. Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dokumenty księgowe oraz dowody księgowe powinny być przechowywane przez okres 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W przypadku niektórych rodzajów dokumentów, takich jak umowy o pracę czy akty notarialne, okres ten może być dłuższy – nawet do 50 lat. Warto również pamiętać o możliwości przedłużenia terminu przechowywania dokumentacji podatkowej na wniosek organów podatkowych. Przedsiębiorca może być zobowiązany do dłuższego przechowywania dokumentów, jeśli toczy się postępowanie kontrolne lub sądowe dotyczące spraw podatkowych. W takiej sytuacji warto skonsultować się z biurem rachunkowym, które pomoże ustalić odpowiedni termin przechowywania dla poszczególnych dokumentów.

Zasady przechowywania dokumentacji podatkowej

Przedsiębiorca ma obowiązek dbać o właściwe zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem czy kradzieżą. W praktyce oznacza to konieczność przechowywania dokumentów w odpowiednich warunkach, np. w specjalnych szafach czy pomieszczeniach. Dokumenty można przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. W przypadku przechowywania dokumentacji w formie elektronicznej, należy zadbać o jej odpowiednie zabezpieczenie, np. poprzez stosowanie kopii zapasowych czy szyfrowanie danych. Profesjonalne biuro rachunkowe może pomóc przedsiębiorcom w prawidłowym przechowywaniu dokumentacji podatkowej, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, co jest szczególnie istotne w dobie rosnącej digitalizacji procesów biznesowych.